Em 2022, um cliente em comum entre a Solis e a Prarquivar (prarquivar.com.br) iniciou um movimento importante: transformar seu acervo físico em um ambiente digital mais organizado e eficiente.
A necessidade era clara: reduzir o uso de papel e modernizar processos, especialmente em áreas como o RH. Mas, como acontece em muitos projetos, a digitalização era apenas o começo.
O desafio além do papel
Digitalizar documentos resolve o problema do espaço físico, mas cria outro desafio: como encontrar, organizar e utilizar essas informações no dia a dia?
Sem uma estrutura adequada, arquivos digitalizados podem se tornar apenas um “arquivo morto digital”, dificultando a busca e comprometendo a agilidade dos processos internos.
Foi nesse cenário que a Prarquivar entrou no projeto, a partir de uma demanda do próprio cliente, que já utilizava a solução de GED da Solis.
A construção da solução
Com a necessidade de digitalizar o acervo e, ao mesmo tempo, garantir que esses documentos fossem facilmente acessados, surgiu uma construção conjunta.
A Prarquivar assumiu a digitalização dos documentos, enquanto o GED da Solis passou a ser utilizado como base para organizar, indexar e disponibilizar esses arquivos.
Mais do que armazenar documentos, a solução permitiu estruturar um acervo digital pesquisável, seguro e integrado à rotina da empresa. A parceria encontrou uma forma de manter o processo consolidado da Prarquivar automatizando a carga de todos os documentos e metadados de forma transparente e segura.
O impacto na operação
Com a digitalização aliada à gestão documental, o cliente conseguiu avançar em um ponto essencial: reduzir a dependência do papel nos processos internos.
No RH, isso significou mais agilidade, melhor controle das informações e facilidade no acesso aos documentos sempre que necessário.
O que antes era físico e disperso, passou a ser digital, centralizado e acessível.
O papel da parceria
Para a Prarquivar, esse tipo de projeto reforça um dos pilares da empresa: a personalização.
“Temos serviços padrão, mas buscamos sempre adaptar conforme a necessidade de cada cliente. Nosso objetivo é construir parcerias duradouras e entregar soluções que realmente funcionem na prática”, comenta Patrícia de Oliveira Sousa Jacome, sócia e responsável técnica da empresa.
Além disso, a troca com outros fornecedores, como a Solis, é vista como um fator que agrega valor aos projetos, permitindo evolução contínua e melhoria nos processos.
Para a Solis, a parceria faz parte da fundação da empresa. “Ao longo dos nossos 23 anos de história, aprendemos que os melhores resultados vêm da colaboração. Já nascemos em um contexto de co-criação e colaboração entre profissionais de TI. A parceria com a Prarquivar mostra como unir diferentes especialidades - digitalização tecnologia para gestão documental - faz toda a diferença para entregar valor real ao cliente”, avalia Luciano Klein, gerente comercial da Solis.
Mais do que digitalizar, transformar
Esse case mostra que a transformação digital não acontece apenas ao escanear documentos. Ela acontece quando a informação passa a ser acessível, organizada e integrada à operação.
E isso só é possível quando serviços e tecnologia para gestão documental caminham juntas.
