Em 2022, um cliente em comum entre a Solis e a Prarquivar (prarquivar.com.br) iniciou um movimento importante: transformar seu acervo físico em um ambiente digital mais organizado e eficiente.
A necessidade era clara: reduzir o uso de papel e modernizar processos, especialmente em áreas como o RH. Mas, como acontece em muitos projetos, a digitalização era apenas o começo.
O desafio além do papel
Digitalizar documentos resolve o problema do espaço físico, mas cria outro desafio: como encontrar, organizar e utilizar essas informações no dia a dia?
Sem uma estrutura adequada, arquivos digitalizados podem se tornar apenas um “arquivo morto digital”, dificultando a busca e comprometendo a agilidade dos processos internos.
Foi nesse cenário que a Prarquivar entrou no projeto, a partir de uma demanda do próprio cliente, que já utilizava a solução de GED da Solis.
A construção da solução
Com a necessidade de digitalizar o acervo e, ao mesmo tempo, garantir que esses documentos fossem facilmente acessados, surgiu uma construção conjunta.
A Prarquivar assumiu a digitalização dos documentos, enquanto o GED da Solis passou a ser utilizado como base para organizar, indexar e disponibilizar esses arquivos.
Mais do que armazenar documentos, a solução permitiu estruturar um acervo digital pesquisável, seguro e integrado à rotina da empresa. A parceria encontrou uma forma de manter o processo consolidado da Prarquivar automatizando a carga de todos os documentos e metadados de forma transparente e segura.
O impacto na operação
Com a digitalização aliada à gestão documental, o cliente conseguiu avançar em um ponto essencial: reduzir a dependência do papel nos processos internos.
No RH, isso significou mais agilidade, melhor controle das informações e facilidade no acesso aos documentos sempre que necessário.
O que antes era físico e disperso, passou a ser digital, centralizado e acessível.
O papel da parceria
Para a Prarquivar, esse tipo de projeto reforça um dos pilares da empresa: a personalização.
“Temos serviços padrão, mas buscamos sempre adaptar conforme a necessidade de cada cliente. Nosso objetivo é construir parcerias duradouras e entregar soluções que realmente funcionem na prática”, comenta Patrícia de Oliveira Sousa Jacome, sócia e responsável técnica da empresa.
Além disso, a troca com outros fornecedores, como a Solis, é vista como um fator que agrega valor aos projetos, permitindo evolução contínua e melhoria nos processos.
Para a Solis, a parceria faz parte da fundação da empresa. “Ao longo dos nossos 23 anos de história, aprendemos que os melhores resultados vêm da colaboração. Já nascemos em um contexto de co-criação e colaboração entre profissionais de TI. A parceria com a Prarquivar mostra como unir diferentes especialidades - digitalização tecnologia para gestão documental - faz toda a diferença para entregar valor real ao cliente”, avalia Luciano Klein, gerente comercial da Solis.
Mais do que digitalizar, transformar
Esse case mostra que a transformação digital não acontece apenas ao escanear documentos. Ela acontece quando a informação passa a ser acessível, organizada e integrada à operação.
E isso só é possível quando serviços e tecnologia para gestão documental caminham juntas.
Parceria entre fornecedores para digitalização segura e rápida
Nova Era, iniciado em 2022)
Case com Praarquivar
Cliente - 2022 -
Nosso cliente GED buscava uma empresa para digitalizar seus arquivos. A prararuivar começou o trabalho e sentiu a necessidade de tornar os arquivos rastreaveis e encontrável em nosso sistema.
O objetivo final era ter um acervo pesquisavel rapidamente.
A solucao foi a da Solis, o cliente escolheu a solução da Solis.
Usava para assinar e passou a usar para digitalizar.
Para isso foi feita integração entre os softwares Solis e Praarquivar para beneficiar o cliente.
usou nosso sistema para busca e a Solis
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Vocês que procuraram a Solis em busca de uma solução para o cliente, certo? Poderiam contar um pouco sobre como surgiu a ideia de usar o próprio GED para disponibilizar os arquivos que vocês digitalizaram?
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Vocês estão no mercado desde 2006, 3 anos após a Solis ser fundada. Quais os desafios de estar há tantos anos empreendendo para vocês? Como vocês avaliam o sucesso da PrArquivar e quais foram os desafios nesses anos todos?
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Parcerias com outros fornecedores dos clientes PrArquivar: como vocês avaliam isso?
Olá, [NOME], tudo bem?
Aqui é a Elise, da Solis 😊
Estamos levantando algumas histórias reais de parceria para transformar em conteúdo, mostrando na prática como a tecnologia e a gestão documental impactam a rotina das organizações.
Pensamos na PrArquivar porque acreditamos que existe uma história muito legal para contar juntos: não só sobre solução, mas sobre processos, organização, desafios superados e evolução da operação ao longo da parceria.
A ideia seria transformar essa experiência (aconteceu com um cliente nosso em comum - a ???, em 2022) em um post/case, de forma leve e objetiva, valorizando também o trabalho da PrArquivar e a construção dessa parceria com a Solis.
Se vocês curtirem a ideia, podemos facilitar tudo por aqui: enviamos algumas perguntas-base e montamos o conteúdo a partir das respostas de vocês 😊
Vocês que procuraram a Solis em busca de uma solução para o cliente, certo?
Não, foi o cliente que nos procurou para digitalizar o acervo no software que eles haviam contratado, que no caso era a Solis
Poderiam contar um pouco sobre como surgiu a ideia de usar o próprio GED para disponibilizar os arquivos que vocês digitalizaram?
A Solis foi utilizada pois atende a questão de tornar todo o processo digital, sem ter que utilizar o papel para os processos do RH
Vocês estão no mercado desde 2006, 3 anos após a Solis ser fundada. Quais os desafios de estar há tantos anos empreendendo para vocês?
O desafio hoje é mão de obra qualificada, temos muita dificuldade de encontrar colaboradores que estejam dispostos a agregar na empresa e somar.
Como vocês avaliam o sucesso da PrArquivar e quais foram os desafios nesses anos todos?
O sucesso da Prarquivar se dá ao tratar cada cliente como único, atendemos a necessidade do cliente, temos os nossos serviços padrões mas ao avaliar a necessidade dos clientes fazemos adequações para que sejam atendidas. Outro ponto é que trabalhamos para uma parceria duradoura, fazemos o nosso trabalho para que o cliente sinta satisfeito. O desafio é acompanhar o mercado com as novas tecnologias e mudanças legais
Parcerias com outros fornecedores dos clientes PrArquivar: como vocês avaliam isso?
Esse tipo de parceria vem agregar bastante principalmente na troca de experiências nos projetos e formas de trabalho
