RDC-Arq: uma exigência do MEC que merece a atenção da sua IES

O Ministério da Educação vem aprimorando continuamente seus mecanismos de controle sobre o acervo acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES).

Nesse processo, algumas exigências previstas na legislação podem passar despercebidas pelos gestores — especialmente aquelas relacionadas à guarda, segurança, rastreabilidade e preservação dos documentos digitais.

Um exemplo importante está na Portaria MEC nº 613, de 18 de agosto de 2022.

O que determina a Portaria nº 613/2022?

Ela dispõe sobre os procedimentos gerais para conversão e preservação dos documentos do acervo acadêmico digital das Instituições de Ensino Superior e, se você ler com atenção o artigo 7º, vai perceber que ela estabelece requisitos específicos para o armazenamento de documentos digitalizados:

Art. 7º O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:

I – a proteção do documento digitalizado contra a alteração, a destruição e, quando cabível, o acesso e a reprodução não autorizados; e

II – a indexação de metadados que possibilitem:

a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado;
b) a conferência do processo de digitalização adotado.

Ou seja, não basta simplesmente digitalizar documentos e armazená-los em um servidor, computador ou serviço de nuvem.

A norma estabelece requisitos relacionados à integridade, segurança, controle de acesso, localização, gerenciamento e rastreabilidade dos documentos.

E há um ponto especialmente relevante.

A exigência de um RDC-Arq

O § 1º do artigo 7º determina:

“As IES pertencentes ao sistema federal de ensino superior deverão possuir Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq, de acordo com as normas vigentes do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq.”

Portanto, para as instituições abrangidas pela norma, o RDC-Arq não deve ser tratado apenas como uma opção tecnológica. Trata-se de uma exigência normativa vinculada à gestão e à preservação do acervo acadêmico digital.

E a Portaria vai além.

O § 2º determina que os RDC-Arqs das IES devem possuir cópia de segurança externa à instituição para fins de recuperação de desastres.

Na prática, isso significa que a estratégia de preservação não pode depender exclusivamente de uma única infraestrutura física ou ambiente tecnológico.

E se o RDC-Arq for contratado de terceiros?

Esse é outro ponto que merece atenção dos gestores.

O § 3º estabelece que a contratação de serviço externo de RDC-Arq deve observar cláusula que:

• Garanta ao MEC acesso ao acervo em caso de descredenciamento da instituição; e
• Preveja a manutenção do acervo durante pelo menos 12 meses em caso de desaparecimento da IES.

Portanto, a contratação de um fornecedor externo não elimina a responsabilidade da instituição em relação ao seu acervo.

Ao contrário: o contrato precisa contemplar mecanismos que assegurem a continuidade do acesso e a preservação dos documentos mesmo diante de situações excepcionais.

Isso é particularmente importante na análise jurídica e contratual de serviços de armazenamento e preservação documental.

O MEC está acompanhando essas informações?

Sim.

Na prática, o Ministério da Educação vem ampliando o acompanhamento das informações relacionadas ao acervo acadêmico das IES.

E isso traz uma consequência importante para os gestores:

Não é suficiente estar em conformidade apenas no discurso ou possuir a tecnologia necessária internamente. É necessário que as informações declaradas pela instituição estejam coerentes com sua situação efetiva.

A tendência é que os mecanismos de supervisão e controle do MEC sejam cada vez mais estruturados e integrados.

Por isso, vale a pena verificar agora se a situação cadastrada pela sua instituição corresponde à realidade.

Manual: Consulte o cadastro da sua IES

Você pode consultar as informações cadastradas pela sua instituição diretamente no e-MEC.

Acesse o sistema utilizando seu usuário e senha de PI ou RL da IES.

Depois, acesse o menu:

Cadastro > Dados da Mantida > Botão “PAINEL ACERVO ACADÊMICO”

Você encontrará informações relacionadas ao RDC-Arq, incluindo:

• Serviço RDC-Arq: Próprio ou Externo;
• CNPJ da prestadora de serviço;
• Razão Social;
• Local da cópia de segurança;
• Endereço;
• Bairro;
• UF;
• Município.

Essas informações merecem ser conferidas pelo responsável pelo acervo acadêmico, pela área de TI e, quando aplicável, pelas áreas jurídica e administrativa da instituição.

E se a instituição ainda não estiver adequada?

O primeiro passo é entender a situação atual.

A instituição possui um RDC-Arq?

A infraestrutura atende aos requisitos aplicáveis?

Existe uma cópia de segurança externa?

Os documentos estão protegidos contra alteração ou destruição?

É possível localizar e gerenciar os documentos por meio de metadados?

O processo de digitalização pode ser conferido e auditado?

E, no caso de contratação de um serviço externo, o contrato contempla as condições previstas na regulamentação?

Essas perguntas ajudam a transformar uma obrigação normativa em um processo efetivo de governança do acervo acadêmico.

A tecnologia pode ajudar

A adequação aos requisitos do MEC não se resume à contratação de um espaço para armazenar arquivos.

É necessário considerar o conjunto formado por gestão documental, segurança, metadados, controle de acesso, rastreabilidade, preservação digital, cópias de segurança e continuidade do acesso ao acervo.

A Solis oferece tecnologia para apoiar as IES nesse processo, com soluções de GED/ECM e preservação digital utilizando o Archivematica, incluindo recursos necessários para estruturar uma estratégia de gestão e proteção do acervo acadêmico.

Mais do que armazenar documentos, o objetivo é proporcionar à instituição controle, segurança e rastreabilidade sobre seu patrimônio documental.

Sua IES está preparada?

Consulte o cadastro da sua instituição no e-MEC e verifique as informações relacionadas ao RDC-Arq.

Se houver dúvidas sobre a situação atual ou sobre como estruturar tecnicamente esse ambiente, fale com a Solis.

Precisa de ajuda? Fale com a Solis.